档案数字化建设是指将文件管理部门统一规划和组织下的计算机技术，扫描技术，数据库技术，多媒体技术，存储技术等高科技信息技术应用于文件管理活动中进行数字化管理。档案信息资源。并提供利用率。档案的数字化管理是一件新事物。与传统管理相比，它对优化管理者的知识结构，团队结构，提高管理素质，促进现代管理技术的应用，保护原始纸质档案，提高其利用率具有特殊意义。档案的数字化必须有专门的数字工作场所，工作应在规定的安全范围内进行。工作场所应配备监控系统，安全系统和安全系统。监控系统用于实时监控工作场所的工作条件。安全系统用于禁止作业现场的电磁泄漏和网络访问以获取文件信息。安全系统用于实现人员，自然或意外事故的警报。请勿使用与作业现场无关的任何电子设备。
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数字化结果的安全管理：为了有效维护数字化结果的安全性，应采取定期备份，信息加密，信息确认，访问控制技术等措施，并通过国家有关部门认证的防病毒和防病毒软件应按要求配备。定期严格检查。数字工作的信息系统包括服务器，终端，存储设备，网络设备和收集设备。服务器：应配置专用服务器以确保数据安全;在小数据的情况下，可以使用高性能PC。终端：终端必须严格控制输入端口和存储设备，如打印端口，光驱，硬盘，网络端口和无线端口。存储设备：您可以扩展服务器上的硬盘以增加存储空间，也可以配置专用存储设备。
传统的文件查询，步骤很多，很难找到，而且时间长。针对这一问题，纸质文件管理系统引入了关键词搜索。文件管理功能可以通过关键字搜索功能搜索存储在系统中的文件名，文件全文和文件备注，并快速检索所需的原始扫描部件和识别数据。加快信息查询速度，同时有效保护纸质文件。国内档案管理工作正在逐步走向数字化道路。数字文件管理在查询，共享，修改和保存方面具有很强的优势。先进的管理体系无疑将进一步推动现代档案管理的建设。